Impiegato/a segreteria amministrativa

Sinergy Srl, società specializzata in servizi di Quality Control, Expediting, Mechanical Completion, HSE, Engineering Support e Formazione per il settore industriale ed energetico, ricerca per la sede di Massa (MS) una figura da inserire nell'Ufficio Amministrazione e Operations.

L'inquadramento sarà valutato in base all'esperienza del candidato (Tirocinio, Apprendistato o Contratto a Tempo Indeterminato).

Descrizione del ruolo

La risorsa sarà coinvolta nella gestione amministrativa, organizzativa e documentale delle attività aziendali, supportando il coordinamento del personale operativo impiegato presso cantieri e stabilimenti industriali in Italia e all'estero.

Il ruolo richiede precisione, capacità organizzativa, problem solving e una buona predisposizione alla gestione contemporanea di più attività e interlocutori.

Principali responsabilità

• Gestione del centralino, della posta elettronica e della corrispondenza aziendale.
• Inserimento e aggiornamento dati all'interno del gestionale aziendale.
• Raccolta, verifica e gestione dei timesheet del personale operativo.
• Supporto alla preparazione della fatturazione attiva e registrazione della documentazione relativa alla contabilità passiva.
• Verifica delle presenze e controllo preliminare delle buste paga in collaborazione con il consulente del lavoro.
• Gestione della documentazione del personale (contratti, documenti di identità, attestati, certificazioni, visite mediche, corsi di formazione e documentazione obbligatoria).
• Monitoraggio delle scadenze relative a certificazioni tecniche, corsi, visite mediche, patentini e qualifiche professionali.
• Gestione degli ingressi del personale presso cantieri, raffinerie, impianti industriali e stabilimenti dei clienti, inclusa la preparazione e trasmissione della documentazione richiesta.
• Coordinamento delle trasferte del personale, con organizzazione di viaggi, alloggi, hotel, appartamenti e noleggi auto.
• Gestione amministrativa delle trasferte, inclusa raccolta e verifica delle note spese, chilometraggi, pedaggi e rimborsi.
• Supporto nella ricerca e gestione di appartamenti e alloggi per personale impiegato su commesse di medio-lungo periodo.
• Gestione delle problematiche operative relative agli alloggi e alle trasferte del personale.
• Gestione e monitoraggio del parco auto aziendale (assicurazioni, manutenzioni, scadenze, telepass, documentazione e utilizzo).
• Gestione e monitoraggio delle attrezzature aziendali assegnate al personale (PC, telefoni, strumenti di misura, DPI e dotazioni operative).
• Archiviazione digitale e organizzazione della documentazione aziendale secondo le procedure interne.
• Supporto alle attività di selezione del personale, onboarding e gestione documentale delle nuove assunzioni.
• Supporto organizzativo alle attività formative e agli eventi aziendali.

Requisiti preferenziali

• Diploma o Laurea ad indirizzo amministrativo, economico o equivalente.
• Ottima conoscenza del pacchetto Office (Excel, Word, Outlook).
• Buona dimestichezza con software gestionali.
• Buone capacità organizzative e di pianificazione.
• Attitudine al problem solving e alla gestione delle priorità.
• Gradita conoscenza della lingua inglese.

Cosa offriamo

• Inserimento in una realtà giovane, dinamica e in forte crescita.
• Percorso di formazione e affiancamento.
• Possibilità di crescita professionale all'interno dell'azienda.
• Ambiente di lavoro collaborativo e orientato ai risultati.